Qué pide Verifactu, en pocas palabras
Verifactu es el nombre con el que se conoce el sistema de requisitos que el Real Decreto 1007/2023 impone a los programas de facturación, desarrollado en la Orden HAC/1177/2024. Nace de la llamada Ley Antifraude (Ley 11/2021) y persigue una idea sencilla: que una factura emitida con un programa no se pueda borrar ni alterar sin dejar rastro.
Afecta, en general, a sociedades, autónomos y profesionales que facturan con software. Quedan fuera, entre otros, quienes ya llevan los libros a través del SII, y los territorios forales tienen su propio régimen, como TicketBAI en el País Vasco. El calendario de entrada en vigor se ha aplazado más de una vez, así que confirme con su asesor fiscal qué fecha le aplica y no se fíe de lo que leyó hace un año.
El reglamento admite dos formas de cumplir:
| Modalidad | Qué hace el programa | Qué ve el cliente en la factura |
|---|---|---|
| VERI*FACTU | Envía cada registro de facturación a la Agencia Tributaria en el momento de emitir | Código QR y la leyenda «VERI*FACTU» |
| No Verifactu | Guarda los registros firmados electrónicamente, con un registro de eventos, y los entrega si se los piden | Código QR, sin la leyenda |
La primera modalidad es más simple de mantener porque la custodia la asume la Administración. La segunda exige más controles técnicos dentro de la empresa. Qué conviene en su caso es una decisión que debe tomar con su asesor.
Lo que el programa tiene que hacer
Sea cual sea la modalidad, un sistema de facturación que cumpla debe, como mínimo:
- Generar un registro de alta por cada factura y un registro de anulación cuando se anula.
- Calcular una huella (un hash) de cada registro y encadenarla con la del registro anterior, de modo que cualquier cambio rompa la cadena.
- Incluir en la factura un código QR que permita al destinatario comprobarla en la sede de la Agencia Tributaria.
- Impedir que se modifique o borre una factura emitida: los errores se corrigen con rectificativas.
- Conservar los registros y poder exportarlos.
- Contar con una declaración responsable del fabricante que certifique que el programa cumple.
Este último punto es el más fácil de comprobar. Si su proveedor de software no le entrega o publica esa declaración, pregúntele por escrito cuándo lo hará.
Revisión en cinco frentes
La trampa habitual es revisar solo el programa principal. Recorra estos cinco puntos:
| Frente | Qué preguntar | Dónde suele fallar |
|---|---|---|
| Programa de facturación | ¿Qué versión cumple? ¿Hay declaración responsable? ¿Qué modalidad trae configurada? | Versiones antiguas de a3ERP, Sage 50 o ContaSol instaladas en un ordenador y sin mantenimiento contratado |
| Otras fuentes de facturas | ¿Emite facturas la tienda online, el TPV, la aplicación de reservas o el área de clientes? | PrestaShop o WooCommerce generan facturas con un módulo que nadie ha revisado |
| Integraciones | Si la tienda pasa las ventas al ERP, ¿quién emite la factura legal? | Facturas duplicadas: una en la tienda y otra en el programa contable |
| Procesos | ¿Cómo se hacen rectificativas, anulaciones y facturas simplificadas? | Series de facturación creadas a mano o numeración reiniciada cada año sin control |
| Infraestructura | ¿Con qué certificado se firma o se envía? ¿Qué pasa si falla la conexión? | Certificado de la FNMT caducado o instalado solo en el ordenador de una persona |
Casos que se complican
Pongamos una tienda de material deportivo de Valladolid con venta física y online. Vende en PrestaShop, cobra en el mostrador con un TPV que imprime tickets y lleva la contabilidad en Sage 50, donde también emite las facturas a clubes y colegios. Tiene, por tanto, tres sistemas que generan facturas. Hay dos caminos: que los tres cumplan por separado, o que todas las facturas se emitan en uno solo y los demás se limiten a enviarle los datos. El segundo suele ser más barato de mantener, pero exige una integración bien hecha entre la tienda y el programa contable.
Otros casos que conviene mirar con calma:
- Programas hechos a medida. Si su empresa usa un software propio para facturar, quien lo desarrolló pasa a ser el productor y le toca adaptar el programa y firmar la declaración responsable. Si fue un programador que ya no está, el problema es serio.
- Hojas de cálculo y procesadores de texto. Facturar con plantillas en Excel o Word ha generado muchas dudas. La Agencia Tributaria publica preguntas frecuentes sobre el tema; revíselas con su asesor antes de dar nada por hecho.
- Autónomos con muy pocas facturas. La Agencia Tributaria ha anunciado una aplicación gratuita de facturación pensada para ellos. Para quien emite pocas facturas al mes puede ser la salida más sencilla.
No confunda Verifactu con la factura electrónica obligatoria entre empresas que prevé la Ley Crea y Crece. Son dos obligaciones distintas, con desarrollos y plazos diferentes, aunque muchos programas las resuelvan en la misma actualización.
Verifactu no se resuelve comprando un programa nuevo. Se resuelve sabiendo cuántos sistemas emiten facturas en su empresa y dejando uno solo al mando. Las multas previstas se dirigen tanto a quien usa un software que no cumple como a quien lo fabrica.
Un plan de trabajo razonable
Para una pyme con uno o dos sistemas de facturación, el trabajo cabe en pocas semanas si se hace en este orden:
- Hacer inventario de todos los puntos donde se emite una factura o un ticket, incluidos los que maneja un solo empleado.
- Pedir a cada fabricante, por escrito, la versión que cumple, la fecha de su declaración responsable y el coste de actualizar.
- Decidir con el asesor la modalidad, VERI*FACTU o no Verifactu.
- Actualizar primero en un entorno de pruebas; la Agencia Tributaria ofrece uno para que los programas envíen registros sin efectos reales.
- Probar con casos reales: una factura normal, una rectificativa, una anulación y una simplificada.
- Explicar al personal de administración qué cambia, en especial que ya no se puede «arreglar» una factura emitida.
Por dónde empezar
Si su programa de facturación está al día y es el único que emite facturas, lo más probable es que le baste con actualizar y comprobar la configuración. Si hay una tienda online, un TPV o un desarrollo propio de por medio, merece la pena revisar el conjunto antes de que se acerque la fecha.
En Apply trabajamos esa parte técnica en remoto: revisamos qué sistemas facturan, cómo se conectan entre sí y qué hay que cambiar en la integración con el software contable. Si el cambio forma parte de una revisión más amplia de sus herramientas, lo encajamos dentro de una estrategia digital. Las cuestiones fiscales, eso sí, las decide su asesor.
Redacción Apply
Cloud, datos y software