Una tienda de cosmética natural de Granada con PrestaShop recibe sesenta pedidos al día. Casi todos son de particulares de la península, pero cada semana entran pedidos de Canarias, donde no se cobra IVA, alguno de una peluquería que pide factura con su NIF y con recargo de equivalencia, y un par de clientes de Portugal. Hoy alguien de administración revisa cada pedido y lo teclea en Sage 50 eligiendo a mano el tipo de impuesto. Se equivoca poco, pero se equivoca, y con Verifactu una factura mal emitida ya no se arregla borrándola: se rectifica y queda rastro. Nuestro trabajo es que la tienda y el programa contable se entiendan solos, que cada pedido genere el documento correcto con el impuesto correcto y que administración pase de teclear a revisar excepciones.
La primera decisión es dónde nace la factura. Nuestra recomendación casi siempre es que la emita el programa contable o el ERP, que ya está adaptado a la normativa, y que la tienda solo le pase los datos.
a3ERP, a3innuva, Sage 50, Sage 200, Holded, ContaSol, Odoo y Business Central por el lado de gestión; PrestaShop, WooCommerce, Shopify y Magento por el lado de la tienda. Por API, con el conector del fabricante o con uno desarrollado a medida.
Referencias, EAN, familias, tipo de IVA y precios salen del ERP hacia la tienda. Las combinaciones de talla y color se mapean una vez, para que cada variante tenga su propia referencia contable.
IVA general, reducido o superreducido según el producto; sin IVA en envíos a Canarias, Ceuta y Melilla; tipo del país de destino para particulares de la UE acogidos a la ventanilla única (OSS); inversión del sujeto pasivo para empresas de la UE con número de IVA intracomunitario válido en VIES.
Factura completa con NIF y razón social cuando el cliente la pide en el proceso de compra, y recargo de equivalencia para comercios minoristas que estén en ese régimen.
Si las facturas salen del ERP, el cumplimiento lo aporta el fabricante. Si hoy las genera un módulo de la tienda, revisamos si está adaptado o trasladamos la emisión al ERP. En el País Vasco, TicketBAI.
Una devolución aceptada en la tienda prepara la factura rectificativa en borrador; administración la revisa y la emite, sin reconstruir el pedido a partir de un correo del almacén.
Pedido sin NIF válido, artículo sin tipo de IVA o sincronización parada: el aviso llega a una persona concreta con el número de pedido y el motivo, no con un código técnico.
Un Holded o un Odoo en la nube se conecta antes que un Sage 200 instalado en un servidor de la oficina con varios almacenes. El plazo lo fijamos después de la revisión inicial.
Series de facturación, tipos de impuesto, casos especiales como Canarias o recargo de equivalencia y cómo se contabilizan hoy las ventas online. La gestoría o el asesor fiscal tiene la última palabra en los criterios.
La tienda se conecta a una copia de la contabilidad o a una empresa de pruebas del ERP, nunca a la real durante el desarrollo.
Reproducimos unas decenas de pedidos recientes de todos los tipos y comparamos el resultado con las facturas emitidas a mano.
Arranque en un día sin cierres ni declaraciones cerca y revisión de cuadre semanal durante el primer mes.
Decida las reglas con su gestoría antes de conectar nada. La integración aplica reglas; no las inventa. Si hoy los pedidos a Canarias se contabilizan de dos maneras según quién los teclee, o nadie sabe si la peluquería está en recargo de equivalencia, esa duda pasará a cada factura automática. Una reunión de una hora con quien lleva su contabilidad ahorra semanas de facturas rectificativas.
A veces sí, y entonces se lo recomendamos en lugar de desarrollar. Los módulos funcionan bien en tiendas sencillas: un almacén, una tarifa, clientes particulares de la península. Se quedan cortos con Canarias, recargo de equivalencia, varias tarifas profesionales o ventas a otros países de la UE. En esos casos escribimos una integración por API y la mantenemos.
Su empresa, asesorada por su gestoría. Nosotros configuramos las reglas que ustedes deciden y las probamos con casos reales, pero no damos asesoramiento fiscal. Por eso la primera reunión del proyecto es con quien lleva su contabilidad.
Cuando la obligación se aplique a su empresa, las facturas a otras empresas tendrán que emitirse en formato electrónico estructurado. Si la factura nace en su ERP, la adaptación depende sobre todo del fabricante. Nuestro papel es que los datos lleguen completos desde la tienda: NIF, razón social, dirección fiscal y detalle de líneas.
El stock cada pocos minutos, los precios varias veces al día y las descripciones e imágenes por la noche. Mandar todo el catálogo de forma continua carga el servidor del ERP y, si está instalado en la oficina, ralentiza al resto del equipo.
En remoto, con una conexión cifrada y un usuario con permisos limitados que usted crea y puede desactivar cuando quiera. No hacemos visitas ni instalamos equipos. Si hace falta algo físico en el servidor, le enviamos instrucciones paso a paso para la persona que esté allí.
Indíquenos la plataforma de su tienda, el programa contable y el número aproximado de referencias. Le responderemos con una propuesta y un plazo.
Hemos recibido su solicitud
Tendrá respuesta en un día laborable. Si nos avisa de una avería que tiene parado a su equipo, la tratamos con prioridad.
No encontramos esa ciudad. Revise cómo está escrita o elija la capital de provincia más cercana: como trabajamos en remoto, el servicio es el mismo en cualquier punto de España.
