Facturas de proveedores en una gestoría
La persona solo revisa los campos dudosos. NIF, fecha, base, IVA y retención se extraen del PDF o de la foto y llegan como borrador al programa contable.
La pregunta ya no es si la IA impresiona en una demostración, sino qué trabajo concreto le quita a su equipo, cuánto cuesta cada mes y dónde acaban los datos que se le entregan. Trabajamos con pymes, despachos, clínicas y administraciones que quieren respuestas con cifras: qué tareas merecen la pena, cómo probarlas sin riesgo, dónde alojar modelos y documentos dentro de la UE y cómo enseñar a la plantilla a usar estas herramientas con criterio. Todo se hace en remoto, sin desplazamientos.
Puede empezar por cualquiera. Si parte de cero, el orden que menos dinero desperdicia es este: decidir qué merece la pena, probarlo con trabajo real, darle un sitio seguro donde ejecutarse y formar a quien lo va a usar.
Qué se usa ya en su empresa, qué oportunidades tienen retorno, qué datos faltan y qué riesgos plantean el RGPD y el Reglamento europeo de IA. Termina en una hoja de ruta por fases que dirección puede aprobar o recortar.
Un piloto sobre una tarea real, cronometrado antes y después, con la IA dentro de los programas que ya usa: Outlook, Teams, a3ERP, Holded o su tienda PrestaShop. Si no ahorra lo previsto, se para.
Un entorno cerrado en su propia cuenta, en regiones de AWS, Azure o Google Cloud en España o en proveedores europeos. GPU de alquiler por horas, búsqueda sobre sus documentos y gasto vigilado. No vendemos hardware.
Talleres online por departamento con casos de su propio trabajo. En todos se practica lo mismo: comprobar una respuesta antes de usarla y saber qué datos no se comparten nunca con un asistente.
Un buen candidato se repite muchas veces por semana, un error aislado no sale caro y el resultado pasa por una persona antes de llegar a un cliente o a la contabilidad. Si falta alguna de estas tres condiciones, se lo diremos antes de presupuestar nada.
La persona solo revisa los campos dudosos. NIF, fecha, base, IVA y retención se extraen del PDF o de la foto y llegan como borrador al programa contable.
El agente aprueba la respuesta. El correo del cliente se cruza con el pedido y el seguimiento de SEUR o Correos, y el sistema prepara una respuesta con el estado real del envío.
Cada respuesta enlaza su fuente. El personal de una clínica pregunta cómo se esteriliza el instrumental o qué hacer ante una cancelación, y el asistente cita el párrafo exacto del protocolo. Nunca diagnostica.
La decisión de presentarse sigue siendo suya. Una constructora recibe un resumen de requisitos de solvencia, plazos, criterios de adjudicación y exigencias BIM de cada pliego publicado en la PLACSP.
Nada se publica sin revisión. A partir de la ficha técnica se genera un primer texto adaptado al formato de Amazon.es, PcComponentes o Miravia, cada uno con sus propias reglas.
Los datos de sus clientes no deberían acabar en un asistente gratuito abierto con una cuenta personal. Antes de cualquier prueba decidimos con usted qué información puede salir hacia un proveedor externo y cuál se queda en su Microsoft 365 o en un entorno propio en una región de España o de la UE. Si hay datos personales, hace falta contrato de encargado del tratamiento, registro de actividades de tratamiento y, según el caso, una evaluación de impacto. Todo queda por escrito para su DPD, porque es lo que le permitirá justificar el uso ante la AEPD o, llegado el caso, ante la AESIA como autoridad de supervisión de la IA en España.
Siempre con un piloto corto sobre datos reales antes de extender nada. Talleres, configuración y pruebas se hacen por videollamada en Teams o Google Meet, de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00 (hora peninsular).
Cronometramos cuánto lleva hoy la tarea y fijamos con usted un criterio de éxito, por ejemplo «nueve de cada diez correos llegan al departamento correcto sin retoques».
Un grupo pequeño usa la herramienta con los casos del día durante un periodo pactado. Cada resultado lo valida una persona y anotamos aciertos y minutos ahorrados.
Comparamos con el punto de partida. Si no se alcanza el criterio, se lo decimos y el piloto termina ahí: una prueba fallida cuesta mucho menos que un despliegue que nadie usa.
La herramienta se abre al resto de usuarios con una política de uso breve, un control de calidad periódico y la documentación que necesita su DPD.
El Reglamento no se dirige solo a quien desarrolla modelos: las obligaciones dependen de para qué se usa el sistema y del papel que tiene su empresa. En España, la supervisión corresponde a la AESIA. Nuestra parte es la práctica: inventariar qué herramientas se usan, con qué fin y con qué datos, y ayudarle a redactar normas internas. La valoración jurídica de su caso corresponde a su asesoría o a su DPD, y no la sustituimos.
Donde usted decida, dentro de lo que ofrezca cada proveedor. Los grandes proveedores de nube tienen regiones en España (AWS en Aragón, Azure y Google Cloud en Madrid) y hay proveedores europeos como OVHcloud, Hetzner, Arsys o IONOS. Elegimos servicios cuyas condiciones para empresas permiten fijar el tratamiento en la UE y excluyen el entrenamiento con su contenido, y revisamos esas condiciones antes de empezar porque cambian con el tiempo.
Sí, pero no pegándolos en un servicio gratuito. Se necesita base jurídica, finalidad definida, contrato de encargado del tratamiento con el proveedor, registro de actividades de tratamiento y, cuando proceda, una evaluación de impacto. En sanidad, los datos de salud son categoría especial y conviene un entorno propio. A menudo lo más sencillo es enviar menos: para clasificar una reclamación basta el número de pedido y el motivo, sin nombre ni dirección.
Para redactar, resumir y buscar en sus propios documentos, a veces sí, y se lo diremos. Pero Copilot solo ve lo que cada usuario puede ver, así que si los permisos de SharePoint y Teams están desordenados, mostrará documentos que no debería. Antes de activarlo conviene revisar esos permisos y formar al equipo. Para tareas conectadas con su ERP o su tienda online suele hacer falta algo más a medida.
Un piloto se centra en un solo proceso y se presupuesta por proyecto o a 75 €/h + IVA, con un tope fijado de antemano. Aparte está el consumo del modelo, que factura el proveedor según el uso: lo estimamos antes y lo vigilamos durante la prueba. Si prefiere un marco continuo, la IA puede incluirse en un plan Start, Business o Premium, y un equipo dedicado se presupuesta a medida.
Cuéntenos qué tarea repite su equipo cada día y en qué programa se hace. Revisamos los datos disponibles y le proponemos un piloto con un objetivo medible.
Hemos recibido su solicitud
Tendrá respuesta en un día laborable. Si nos avisa de una avería que tiene parado a su equipo, la tratamos con prioridad.
No encontramos esa ciudad. Revise cómo está escrita o elija la capital de provincia más cercana: como trabajamos en remoto, el servicio es el mismo en cualquier punto de España.