Desde la Ley 10/2021, el trabajo a distancia regular exige un acuerdo por escrito con un inventario de los medios y equipos que pone la empresa. Pero en muchas oficinas la parte técnica sigue siendo la que se improvisó en marzo de 2020: el escritorio remoto abierto en el router de la operadora y una contraseña que comparten tres personas. Aguanta hasta que un escáner automático da con ese puerto. Apply rehace el acceso de otra manera: nada expuesto a internet, los datos en Microsoft 365 o en sus servidores, y cada baja se traduce en un acceso cortado al momento.
El alcance depende de las herramientas que su gente usa de verdad. Un equipo comercial que vive en el correo y en las ofertas no necesita lo mismo que un departamento de administración atado a un a3ERP instalado en el servidor de la oficina.
O bien un túnel cifrado hacia la red de la empresa, o bien acceso aplicación por aplicación según el modelo Zero Trust. En ambos casos solo se conecta un equipo gestionado, actualizado y ligado a una cuenta activa, no cualquiera que conozca la contraseña.
Azure Virtual Desktop o un servidor de escritorio remoto: el puesto de trabajo se ejecuta en el centro de datos y el portátil de casa solo muestra la imagen. Los archivos no salen del servidor aunque el equipo se quede olvidado en un vagón del AVE.
a3ERP, Sage 200, ContaSol o un programa de diseño pesado funcionan con soltura en sesión remota, porque por internet viaja la pantalla y no la base de datos. Nadie tiene que copiar la contabilidad en un disco USB para terminar el cierre por la noche.
Un segundo factor con Microsoft Authenticator y reglas en Entra ID que bloquean inicios de sesión desde países donde no tiene a nadie o desde dispositivos desconocidos. Una contraseña robada con un correo de phishing deja de abrir puertas por sí sola.
Portátiles y móviles dados de alta en Intune, discos cifrados con BitLocker y borrado remoto si se pierden. De paso, Intune genera la lista de equipos asignados a cada persona, justo el inventario de medios que pide el acuerdo de trabajo a distancia. Cuando alguien se va, cuenta, túnel y buzón se cierran en una sola operación.
La política de desconexión la fija la empresa con la representación de los trabajadores; Apply la lleva a las herramientas: horas silenciosas en Teams, envío programado en Outlook para que el correo de las 22:00 llegue a las 9:00, e inicio de sesión único con Factorial, A3nom o la aplicación de fichaje que usen, para que registrar la jornada desde casa no sea un trámite más.
Tres configuraciones habituales. La elección depende del tipo de datos que se manejan y de dónde están las aplicaciones, no de cuántos días a la semana se teletrabaja.
Opción 1
Portátil de empresa y VPN
La persona recibe un equipo corporativo y entra en la red interna por un túnel cifrado.
Opción 2
Escritorios virtuales o servidor de sesiones
Aplicaciones y datos se quedan en el centro; a casa solo llega la imagen.
Opción 3
Todo en Microsoft 365
Correo, documentos y colaboración en la nube, sin entrar nunca en la red de la oficina.
El agujero más común sigue siendo el escritorio remoto publicado tal cual en internet. Un puerto 3389 abierto aparece en los escáneres automáticos en cuestión de horas; después llegan los intentos masivos de contraseñas y, muchas veces, un ransomware. No es casualidad que INCIBE insista en ello en sus guías para empresas. Si su equipo se conecta así desde casa, eso es lo primero que hay que cerrar, antes incluso de hablar de escritorios virtuales o de acuerdos.
Técnicamente sí, a través de un escritorio virtual o de Microsoft 365 en el navegador, con una regla de acceso condicional que impide descargar archivos: así nada acaba en el disco privado. Lo que no es razonable es dejar entrar un equipo personal en la red interna por VPN, porque nadie sabe qué tiene instalado. En lo legal, la Ley 10/2021 obliga a la empresa a dotar y mantener los medios y le impide exigir que se instalen programas en dispositivos del trabajador. Valide este punto con su asesoría laboral.
La parte técnica. Apply prepara el inventario de equipos y herramientas con su vida útil prevista, describe las conexiones permitidas, dónde se guardan los archivos, qué hacer si se pierde un portátil y a quién avisar. La compensación de gastos, el porcentaje de jornada, la prevención de riesgos laborales y la política de desconexión los preparan RR. HH., su servicio de prevención y la representación legal de los trabajadores. Nuestro texto se incorpora sin reescribir el suyo.
Con una VPN simple hacia la base de datos de la oficina, probablemente sí: las aplicaciones cliente-servidor llevan mal la latencia y un corte a mitad de una escritura puede dañar la base. La respuesta correcta es la sesión remota, en la que solo viaja la pantalla. Así la experiencia se parece mucho a la de la oficina, incluso con la fibra modesta de un piso compartido.
Apply guarda los registros de conexión, que dicen quién se autenticó, cuándo y en qué sistema: es una medida de seguridad esperable. Lo que no instala son programas que graban la pantalla o las pulsaciones del teclado. La LOPDGDD dedica artículos específicos a la intimidad en el uso de dispositivos digitales en el trabajo, y la AEPD ha fijado criterios exigentes; es un tema para su DPD o su abogado laboralista. Y en el día a día, ese tipo de control rompe más confianza de la que aporta.
La obligación de registrar la jornada es de la empresa, y el sistema lo decide usted con su asesoría. Lo que hace Apply es que funcione bien a distancia: acceso con la misma cuenta de Microsoft o Google, aplicación desplegada en móviles y portátiles, y permisos para que cada responsable vea solo a su equipo. Si fichar desde casa cuesta cinco clics y una contraseña más, la gente se olvida.
El plazo depende del número de personas, dispositivos y aplicaciones; tras una revisión en remoto le damos un calendario realista. Los trabajos se facturan a 75 €/h + IVA o entran en un plan de mantenimiento mensual. Los escritorios virtuales se presupuestan aparte, porque el coste principal es la capacidad que hay que reservar para las personas conectadas a la vez.
Díganos cuántas personas trabajan fuera de la oficina y qué aplicaciones no pueden faltarles. Le proponemos el modelo que mejor encaja con sus datos y sus condiciones.
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