Copia de seguridad de Microsoft 365: por qué la papelera no basta

Disponibilidad no es copia de seguridad

Microsoft replica sus datos en varios centros de datos para que un fallo de hardware no le deje sin correo. Eso protege contra los problemas de Microsoft, no contra los suyos. Si un empleado borra una carpeta de SharePoint, si un ransomware cifra los ficheros del portátil y OneDrive sincroniza la versión cifrada, o si alguien elimina la cuenta de una persona que se fue hace tres meses, la replicación copiará fielmente el error.

Microsoft lo explica en su modelo de responsabilidad compartida: la plataforma es cosa suya, los datos y quién los toca son cosa del cliente. Por eso tiene sentido hablar de copia de seguridad de Microsoft 365 como de cualquier otro sistema de la empresa.

Qué recupera la papelera y durante cuánto tiempo

Las herramientas nativas existen y son útiles, pero tienen límites de tiempo y de alcance. Los valores habituales, con la configuración por defecto, son estos:

Microsoft puede cambiar estos valores y algunos se ajustan desde el centro de administración, así que compruebe los de su inquilino. Lo importante es la idea: todo tiene fecha de caducidad y casi siempre es más corta de lo que se tarda en descubrir el problema.

Cinco situaciones en las que la papelera no ayuda

• El borrado se descubre tarde. Una administrativa limpia una carpeta de proyectos en junio y nadie la echa de menos hasta la auditoría de noviembre. Para entonces no queda nada en ninguna papelera.
• Ransomware sincronizado. El equipo se infecta, cifra los ficheros locales y OneDrive sube las versiones cifradas. El historial de versiones ayuda, pero recuperar miles de ficheros uno a uno es inviable y la restauración de toda la biblioteca arrastra también los cambios buenos.
• La baja de un empleado. Se elimina la cuenta para liberar la licencia y, dos meses después, un cliente reclama un presupuesto que solo estaba en ese buzón.
• Un administrador comprometido o descuidado. Quien tiene permisos globales puede borrar sitios, buzones y políticas. Si sus credenciales caen, el atacante también.
• Obligaciones de conservación. Contratos, facturas o historiales que deben guardarse años no pueden depender de una papelera de 30 días. Las directivas de retención ayudan a conservar, pero no son una copia independiente: viven en el mismo inquilino y con los mismos administradores.

Cómo es una copia de seguridad de Microsoft 365 bien hecha

Existen herramientas específicas, tanto del propio Microsoft (Microsoft 365 Backup) como de terceros, entre ellas Veeam Backup for Microsoft 365, Acronis o Keepit. Más allá de la marca, una buena solución cumple estos puntos:

1. Cubre todo lo que se usa. Exchange Online, OneDrive, SharePoint y Teams, incluidos los buzones compartidos y los sitios de grupos que alguien creó sin avisar.
2. Guarda los datos fuera del inquilino. En otro proveedor o en un almacenamiento independiente, preferiblemente en centros de datos de la UE, con credenciales que no sean las de Microsoft 365.
3. Tiene una retención pensada. Por ejemplo, copias diarias durante 90 días, mensuales durante dos años y anuales para lo que haya que conservar más tiempo.
4. Es inmutable. Las copias no se pueden borrar ni modificar durante un periodo, ni siquiera con permisos de administrador.
5. Permite restaurar con precisión. Un correo, una carpeta o un sitio entero a una fecha concreta, sin sobrescribir lo que ya está bien.
6. Avisa cuando falla. Un trabajo de copia que lleva una semana dando error y nadie lo mira es peor que no tener copia, porque da una falsa tranquilidad.

Un caso práctico

Pongamos una consultora de ingeniería de Bilbao con veinticinco personas. Guardan los proyectos en SharePoint, trabajan con Teams y cada ingeniero tiene su OneDrive. Un viernes por la tarde, un portátil con una macro maliciosa cifra la carpeta sincronizada de un proyecto de 40 GB.

Con solo las herramientas nativas, el administrador tendría que restaurar la biblioteca completa a la hora anterior al ataque, perdiendo el trabajo que otros compañeros hicieron esa tarde, o ir fichero por fichero. Con una copia externa diaria, el procedimiento es otro: aislar el portátil, comprobar desde cuándo hay ficheros cifrados, restaurar solo esa carpeta a la copia de la noche anterior y pedir a quien trabajó por la tarde que revise sus cambios. Lo que antes era un fin de semana entero se queda en unas horas.

Cuánto cuesta y cuánto se tarda en implantarla

Las soluciones de copia para Microsoft 365 suelen pagarse por usuario y mes, con importes bastante inferiores a los de la propia licencia de Microsoft 365. A eso hay que sumar el almacenamiento si no va incluido. Para una pyme de 10 a 50 usuarios, la puesta en marcha técnica suele llevar pocos días: conectar la herramienta con permisos limitados, decidir qué se copia y con qué retención, lanzar la primera copia completa y hacer una restauración de prueba.

La parte que más se descuida es la última. Programe al menos una restauración de prueba al trimestre y apunte cuánto tardó. Esa cifra es la que le dirá si puede volver a trabajar en una hora o en tres días.

Por dónde seguir

Si hoy su única protección es la papelera, empiece por dos preguntas: ¿cuánto tiempo pasaría hasta que alguien descubriera un borrado importante?, ¿y qué pasaría si en ese tiempo desapareciera? Si la respuesta le incomoda, necesita una copia externa.

En Apply configuramos y vigilamos el backup en la nube de Microsoft 365 y Google Workspace en remoto, con copias en centros de datos de la UE y restauraciones de prueba programadas. Si además quiere revisar el resto de sistemas, en copias de seguridad y recuperación se describe el enfoque completo, y en prevención de caídas, cómo encaja en un plan de continuidad.