Solución · Por sector

Sanidad y clínicas

Antes de que el paciente se siente, en recepción ya han pasado muchas cosas: se ha abierto su historia clínica, se ha confirmado la cita, se ha comprobado la póliza de la aseguradora y está lista la receta electrónica de la visita anterior. Si falla una sola pieza, la sala de espera se llena y el personal de recepción se pasa la mañana pidiendo disculpas. Mantenemos esa cadena en remoto, del primer paciente al último, en consultas médicas, clínicas dentales, centros de fisioterapia, psicología o estética. Y tratamos los datos de salud como lo que son para el RGPD: una categoría especial que pide más cuidado que el resto.

Art. 9
del RGPD: los datos de salud son categoría especial
100 %
en remoto, sin visitas a la consulta
72 h
para comunicar una brecha de seguridad a la AEPD
15 min
tiempo de reacción en el plan Premium

Qué cubrimos

Cinco frentes. Unos protegen la agenda del día; otros, sus obligaciones con los pacientes y con la AEPD. Todo se hace por acceso remoto seguro y, siempre que se puede, fuera del horario de consulta.

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Software de gestión e historia clínica

Servidor en el cuarto técnico o programa en la nube, base de datos, actualizaciones y supervisión. Vigilamos los certificados digitales de los facultativos que firman la receta electrónica privada y los informes, para que uno caducado no deje a la doctora sin poder prescribir un lunes a las nueve. Cuando el fabricante saca una versión nueva, preparamos los equipos antes y comprobamos después que la agenda, la facturación a aseguradoras y los consentimientos firmados en tableta siguen funcionando.

Quién abre cada historia

Un usuario por persona en lugar del «recepcion1» que comparten tres turnos, permisos según el puesto real (la higienista no necesita ver la facturación), doble factor, cifrado de los portátiles de los profesionales y un registro de accesos que se puede consultar cuando un paciente pregunta quién ha visto su historia.

Copias de la historia clínica

Copia de la base varias veces al día, una copia fuera de la clínica que un ransomware no pueda cifrar y restauraciones de prueba con la frecuencia pactada. La Ley 41/2002 fija plazos mínimos de conservación de la historia clínica; la política de retención la define usted con su asesor o su DPD, y nosotros la convertimos en reglas técnicas.

Informes, resultados y citas

Resultados y radiografías enviados por un canal cifrado y no como adjunto de correo corriente ni por WhatsApp personal, reglas que detectan un DNI o un diagnóstico enviado por error, formulario de cita web con los campos imprescindibles y contratos de encargado del tratamiento firmados con la plataforma de citas y con el servicio de recordatorios por SMS.

El día a día de recepción

Ordenadores de recepción y de los gabinetes, impresoras, TPV, wifi de pacientes separada de la red interna. Actualizamos y resolvemos incidencias a distancia. Los equipos médicos, como el ecógrafo o el escáner intraoral, siguen con su servicio técnico oficial.

Por dónde empezamos

Primero, lo que puede parar la consulta. Después, los papeles que le pedirá un paciente que ejerce su derecho de acceso o una inspección de la AEPD.

01

Mapa de datos

Dónde está la historia clínica, dónde se guardan radiografías y consentimientos escaneados, quién entra y por qué vías salen datos hacia el laboratorio, la mutua o el especialista al que deriva.

02

Riesgos y contratos

Análisis de riesgos sobre los datos de salud, revisión de los contratos con el fabricante del software, el proveedor de hosting y la plataforma de citas, y actualización del registro de actividades de tratamiento. Si hace falta una EIPD, aportamos la parte técnica.

03

Puesta a punto

Usuarios personales, doble factor, cifrado, copias con restauración comprobada y conexión de respaldo. Lo desplegamos por la tarde tras la última cita o en sábado, sin tocar la agenda.

04

Seguimiento continuo

Helpdesk en horario de consulta, revisión diaria de las copias y repaso periódico de permisos, por ejemplo cuando se va una auxiliar o llega un odontólogo para cubrir el verano.

Una inspección de la AEPD es poco probable; una caída del programa de gestión, no tanto. Pongamos una clínica dental de Sevilla con cuatro gabinetes: una hora sin historias significa citas movidas, presupuestos que no se pueden enseñar y el teléfono sonando sin parar. Por eso el tiempo de recuperación se fija al principio, a la vez que las medidas del RGPD, y no después de la primera avería.

Preguntas frecuentes

La aplicación en sí, con sus tratamientos, plantillas de informe, tarifas y versiones, es cosa del fabricante. Nosotros respondemos de lo que hay debajo y alrededor: servidor o nube, base de datos, copias, red, usuarios y seguridad. Si el problema está en la frontera, hablamos directamente con el soporte del fabricante y usted no tiene que hacer de intermediario.

La LOPDGDD incluye entre los obligados a los centros sanitarios que deben conservar historias clínicas, con una excepción para los profesionales que ejercen a título individual. Si su caso encaja o no lo debe confirmar un asesor jurídico. Lo que sí le damos es el material que un DPD necesita a diario: inventario de sistemas, lista de permisos, descripción de las medidas de seguridad y registros de acceso exportables.

Sí, con un proveedor que firme contrato de encargado del tratamiento, cifre los datos y ofrezca garantías sobre dónde los guarda; lo más sencillo es que no salgan del Espacio Económico Europeo. Apply no es proveedor de alojamiento: le ayudamos a elegir uno, a leer su contrato, a preparar la migración y a describir la solución en su documentación del RGPD.

Una avería general de un operador no depende de nadie en la clínica, y conviene tener por escrito qué se hace ese día: cómo se atiende sin historia y cómo se completa después. La caída de su propia línea sí se puede acortar. Dejamos configurado un router con una tarjeta 4G o 5G de respaldo, que usted contrata con su operador, y el cambio de línea es automático.

No. Un ecógrafo, un equipo de rayos o un escáner intraoral los mantiene su servicio técnico autorizado. Nuestro terreno es la red y el ordenador al que se conecta el aparato: lo aislamos en un segmento propio, limitamos las conexiones permitidas y evitamos que se convierta en la puerta de entrada al resto de la clínica. Si el fallo es mixto, hablamos con ese servicio técnico directamente.

No, y tampoco lo ofrecemos: todo el trabajo es remoto. Si hay que hacer algo físico, como enchufar un equipo o cambiar un cable, lo hace alguien de su equipo con nuestro técnico en videollamada, o el instalador con el que ya trabaja. Ejemplo: en una consulta de fisioterapia con dos salas, cambiar el switch lleva unos veinte minutos a la hora de comer con alguien de recepción siguiendo las indicaciones.

Revisemos la informática de su clínica

Díganos cuántos profesionales pasan consulta, qué programa de gestión usan y dónde están hoy sus datos. Le respondemos en un día laborable con un primer planteamiento.

Horario
de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00 (hora peninsular), respuesta en un día laborable
Reuniones
Por videollamada en Teams o Google Meet

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