Inventario de programas y copias
Lista de todo lo que usa la empresa y, sobre todo, de cada punto en el que alguien copia, exporta o reenvía datos de un programa a otro.
Una distribuidora de material eléctrico de Valencia trabaja con a3ERP para pedidos y facturas, un SGA en el almacén, HubSpot para los comerciales y A3nom para las nóminas. Cada programa hace bien su trabajo. El problema está entre ellos: los pedidos de los comerciales se copian al ERP, las salidas del almacén se revisan contra el ERP con una hoja de cálculo y las horas extra del almacén se pasan a nóminas por correo electrónico. Cada copia es una oportunidad de error y una hora perdida. Integrar sistemas significa que cada dato se escribe una vez, en el programa que le corresponde, y los demás lo reciben solos. La parte técnica casi siempre tiene solución; la difícil es acordar qué programa manda en cada dato y limpiar lo que ya está duplicado.
Qué conectamos y cómo comprobamos que siga funcionando cuando nadie lo mira.
Lista de todo lo que usa la empresa y, sobre todo, de cada punto en el que alguien copia, exporta o reenvía datos de un programa a otro.
Para clientes, artículos, precios, stock, empleados y documentos se decide un único sistema de origen. En los demás, esos campos pasan a solo lectura.
Conexiones con a3ERP, a3innuva, Sage 50, Sage 200, Holded, ContaSol, Odoo, SAP Business One o Business Central por API, por conector del fabricante o por intercambio de ficheros cuando no hay otra opción.
Adaptación de los flujos de facturación a Verifactu o a TicketBAI si su empresa tributa en el País Vasco, preparación para la factura electrónica B2B de la Ley Crea y Crece y envío de facturas en Facturae a FACe para administraciones.
Altas, bajas, fichajes y variables de nómina entre su programa de RR. HH., Factorial o A3nom y Microsoft 365, para que un alta cree también la cuenta y los permisos.
Si un sistema no responde, los mensajes esperan y se reenvían. Los errores que necesitan una decisión humana llegan a una persona concreta con la explicación.
Registro de cada ejecución y aviso cuando un flujo lleva más tiempo del normal sin dar señales de vida.
El plazo depende más del estado de los datos que del número de conexiones. Lo fijamos después de revisar una muestra real.
Revisamos extractos reales de cada sistema. Duplicados, códigos distintos para el mismo artículo y campos vacíos salen casi siempre en esta fase.
Qué programa manda en cada dato, qué ocurre en caso de conflicto y quién recibe cada tipo de alerta. Lo firma la dirección, no solo IT.
Integraciones desarrolladas y probadas con copias de sus datos en las que se ha sustituido la información personal.
Durante unas semanas se mantiene el proceso manual en paralelo para comparar resultados. Cuando cuadran, se retira.
Si un dato se puede editar en dos sitios, tarde o temprano habrá dos versiones. El comercial cambia el teléfono del cliente en el CRM, administración lo cambia en el ERP y la sincronización de la noche deja uno de los dos. Por eso lo primero que pedimos no es acceso a los servidores, sino una reunión para decidir qué sistema es la referencia en cada caso.
Normalmente sí, con más cuidado. Se puede trabajar con ficheros que el programa deja en una carpeta, leer su base de datos o usar las exportaciones del fabricante. Son soluciones más frágiles y requieren vigilancia en cada actualización. A veces lo más barato a medio plazo es cambiar de versión.
No siempre. Si factura con un programa comercial como a3ERP, Sage o Holded, la adaptación corresponde al fabricante; pregúntele primero por su calendario. Hace falta desarrollo cuando las facturas salen de un programa propio o de un software sectorial sin adaptar.
Casi nunca. Sincronizar cada pocos minutos es suficiente para la mayoría de procesos y resiste mejor las caídas. Reservamos el tiempo real para lo que de verdad lo necesita, como el stock de un producto muy vendido.
Es la causa más común de fallos. Vigilamos las respuestas de los sistemas externos y los anuncios de los fabricantes, y dentro del contrato de mantenimiento adaptamos la integración. Certificados digitales caducados y contraseñas cambiadas sin avisar son las otras dos causas clásicas.
Sí. Es habitual que un alta en el programa de RR. HH. cree la cuenta en Entra ID, la añada a los grupos de Teams y SharePoint correctos y le asigne licencia, y que una baja lo desactive todo el mismo día.
Díganos qué programas usan y dónde hay alguien copiando datos entre ellos. Le diremos qué se puede conectar y qué hay que ordenar primero.
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