Pongamos una gestoría de doce personas que recibe cada mes unas mil quinientas facturas de proveedores de sus clientes, en PDF, en foto de móvil y alguna en papel escaneado. Alguien las abre una a una y teclea NIF, fecha, base, tipo de IVA y retención en a3innuva. Esa tarea cumple las dos condiciones que buscamos: se repite a diario y deja un histórico con el que comprobar si la máquina acierta. Para nosotros, implantar IA es exactamente eso: coger un trabajo concreto, saber cuánto cuesta hoy, dejar que la herramienta haga una primera versión que una persona revisa y comparar. Si los números salen, se extiende; si no, se para. Nada de demostraciones vistosas que se olvidan al trimestre siguiente. Trabajamos a distancia, con acceso remoto a sus sistemas y videollamadas con el equipo.
Los proyectos que salen rentables casi nunca son vistosos. Quitan tecleo, clasifican lo que llega y dejan borradores preparados. Una implantación completa recorre estos puntos.
Hablamos con administración, atención al cliente o logística y anotamos qué hacen cada día que siga un patrón: copiar datos de albaranes a un programa, repartir correos entre departamentos, contestar «¿dónde está mi pedido?», preparar un resumen de expediente.
Pedimos ejemplos reales de los últimos meses. Con trescientas facturas de cuarenta proveedores se puede medir con rigor; con diez correos escogidos a mano, no.
Antes de empezar dejamos escrito qué consideramos un buen resultado, por ejemplo «nueve de cada diez campos correctos y cuatro minutos menos por factura». Si no se alcanza, no se sigue.
El resultado no vive en una web aparte, sino en lo que su equipo ya abre cada mañana: un borrador de asiento en a3ERP u Holded, una respuesta sugerida en Outlook, una etiqueta en el ticket, un aviso en Teams o un comentario en el pedido de PrestaShop.
Mientras la tasa de acierto no sea suficiente, nada se publica ni se contabiliza sin que alguien lo apruebe. Dejar constancia de ese control es también uno de los aspectos que tiene en cuenta el Reglamento europeo de IA; hasta dónde le afecta lo valora su asesoría.
Si entran datos personales: contrato de encargado del tratamiento con el proveedor del modelo, línea nueva en el registro de actividades de tratamiento, procesamiento en centros de datos de la UE y, si el riesgo lo pide, evaluación de impacto con su DPD.
Calculamos cuánto cuesta cada documento procesado o cada consulta al modelo y lo vigilamos cada mes, para que la factura del proveedor encaje con lo previsto.
La duración depende del proceso elegido y de lo ordenados que estén los datos. La decisión de seguir se toma con cifras del piloto encima de la mesa.
Medimos cuánto tarda hoy cada tarea candidata y qué errores se cuelan con el método actual.
Nos quedamos con un solo proceso y una sola métrica. Tres pruebas a la vez suelen dar tres conclusiones difusas.
Unas semanas en las que la herramienta propone y la persona trabaja como siempre, para comparar ambas versiones y afinar.
Con el ahorro confirmado, se extiende al resto del equipo con un control de calidad periódico y la documentación entregada.
El ahorro se mide en minutos por documento, no en porcentajes de acierto. Un modelo que acierta el 95 % de los campos puede no ahorrar nada si revisar cada factura lleva lo mismo que teclearla. Por eso cronometramos el trabajo real antes y durante el piloto y diseñamos la pantalla de revisión para que la persona vea de un vistazo solo los campos dudosos.
No tenemos uno fijo. En el piloto enfrentamos dos o tres opciones con sus propios documentos: servicios de los grandes proveedores en región europea y modelos abiertos que se ejecutan en una nube bajo su control. Gana el que acierta más a un coste razonable y con condiciones claras sobre sus datos.
No debería, y es lo primero que revisamos en el contrato. Solo usamos servicios cuyas condiciones para empresas descartan entrenar con su contenido y permiten fijar el tratamiento en la UE. Si su actividad exige todavía más control, montamos un entorno propio.
Casi siempre hay una vía. Los programas actuales como a3ERP, Sage 200, Holded, Odoo o Business Central tienen API o importación de ficheros. Con los más antiguos solemos generar un fichero de importación en el formato que ya aceptan, y la persona lo revisa y lo carga como hacía antes, pero sin teclear.
Se presupuesta por proyecto, normalmente unas semanas, o por horas a 75 €/h + IVA con un tope pactado. El gasto en uso del modelo se estima aparte antes de empezar. Si los resultados no justifican seguir, se lo decimos y cerramos ahí.
Cuéntenos qué trabajo repetitivo le cuesta más horas a su equipo y con qué programas lo hace. Le proponemos un piloto concreto.
Hemos recibido su solicitud
Tendrá respuesta en un día laborable. Si nos avisa de una avería que tiene parado a su equipo, la tratamos con prioridad.
No encontramos esa ciudad. Revise cómo está escrita o elija la capital de provincia más cercana: como trabajamos en remoto, el servicio es el mismo en cualquier punto de España.
