Buzón único de entrada
Una dirección de su dominio para facturas, una carpeta de SharePoint para escaneos del almacén y fotos de albaranes firmados que los repartidores suben desde el móvil.
Servicio · Datos y analítica
Procesamiento inteligente de documentos
La factura electrónica irá estructurando las facturas entre empresas españolas, y lo que llega en Facturae o en un formato estructurado ya no hay que teclearlo. Pero queda mucho PDF y mucho papel: facturas de proveedores de Alemania, Italia o China, albaranes que viajan grapados al palé, cartas de porte y e-CMR, contratos y actas de entrega. Esos documentos se clasifican solos, se extraen sus datos y se preparan en su programa para que una persona los revise y los apruebe.
Volumen
lo que decide si compensa
Revisión
humana en cada documento
ERP
registro directo tras validar
Sus plantillas
reales para el aprendizaje
Alcance del trabajo
Antes de automatizar nada calculamos si compensa. Lo que sigue es el alcance típico cuando la respuesta es sí, pensado para una empresa que compra dentro y fuera de España.
Tipos de documento
Factura, rectificativa, albarán, carta de porte o e-CMR, DUA de importación y contrato, cada uno con sus campos y su circuito.
Comprobaciones fiscales
NIF o número de IVA del proveedor validado, totales recalculados y detección de operaciones intracomunitarias o con inversión del sujeto pasivo, que llegan sin IVA por buenas razones.
Cruce pedido, albarán y factura
La factura se compara con el pedido y con lo recibido de verdad; si el proveedor cobra quince cajas y el almacén recibió doce, el documento se para.
Revisión solo por excepción
Los documentos que cuadran pasan a aprobación con un clic; solo los que tienen dudas o diferencias requieren que alguien los mire con calma.
Contabilización y archivo
Asiento en a3ERP, Sage, Holded u Odoo con el PDF enlazado. Si quiere destruir el papel, los requisitos de digitalización certificada conviene revisarlos antes con su asesoría.
Contratos y RGPD
Contratos y actas se procesan en región europea, con contrato de encargado del tratamiento y sin que el proveedor del servicio entrene modelos con sus documentos.
Cómo trabajamos, paso a paso
La decisión de automatizar se toma con números de su propia empresa, no con una demostración genérica.
01
Un mes de muestra
Nos envía todos los documentos de un mes normal, tal como llegan, sin seleccionar los bonitos.
02
Informe de viabilidad
Acierto medido por tipo y por proveedor, horas que se ahorrarían y coste de implantación y uso. Con eso usted decide si seguir.
03
Piloto acotado
Un tipo de documento o los cinco proveedores con más volumen, conectado a su circuito de aprobación.
04
Ampliación gradual
Nuevos tipos y proveedores se añaden cuando el piloto funciona sin sobresaltos y el equipo confía en él.
Una factura alemana sin IVA no es un error. En una adquisición intracomunitaria el proveedor factura sin IVA y es usted quien lo autoliquida. Un sistema que no lo entiende la marca como incorrecta o, peor, la contabiliza como gasto sin más, y luego el modelo 303 y el 349 no cuadran. Por eso las reglas fiscales se configuran con su asesoría antes de automatizar la primera factura extranjera.
Preguntas frecuentes
Los que llegan en volumen y siempre con la misma estructura: albaranes de proveedores habituales, facturas extranjeras recurrentes y DUA de importación. Las facturas que ya llegan en formato estructurado desde proveedores españoles no necesitan lectura automática.
No por el mero hecho de tenerlo escaneado. Para que la copia digital sustituya al original hay requisitos de digitalización certificada con software homologado. Si ese es su objetivo, lo revisamos con su asesoría antes de empezar.
Lo medimos sobre su muestra, por tipo de documento y por proveedor. Depende mucho de la calidad de los escaneos y de lo variadas que sean las plantillas, así que no damos una cifra antes de ver sus documentos.
En un servicio alojado en la UE, con contrato de encargado del tratamiento y condiciones que excluyen entrenar modelos con sus documentos. Le dejamos redactada la entrada para su registro de actividades de tratamiento.
El informe de viabilidad se factura a 75 €/h + IVA con un tope acordado. La implantación, tras ese informe, a precio cerrado. El coste de uso del servicio de lectura se paga por volumen y lo incluimos en el cálculo.
Deje de teclear albaranes
Cuéntenos qué documentos recibe y cuántos al mes. Calculamos si la automatización compensa y, si no compensa, se lo decimos.
Horario
de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00 (hora peninsular), respuesta en un día laborable
de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00 (hora peninsular), respuesta en un día laborable
Reuniones
Por videollamada en Teams o Google Meet
Por videollamada en Teams o Google Meet
Hemos recibido su solicitud
Tendrá respuesta en un día laborable. Si nos avisa de una avería que tiene parado a su equipo, la tratamos con prioridad.
- Aclaramos lo que necesita. Si falta algún dato para valorar el trabajo, le escribimos o le proponemos una videollamada corta por Teams o Google Meet.
- Preparamos una propuesta. Alcance del trabajo, precio en euros con el IVA indicado aparte y una fecha de inicio realista, sin letra pequeña.
- Usted decide. La propuesta le llega por correo. Léala con calma, pregunte lo que quiera sobre cualquier punto y decida después.