Clientes con NIF fiable
NIF y razón social contrastados con la AEAT, números intracomunitarios con VIES. Una ficha sin NIF deja operaciones fuera del modelo 347 y una con la letra equivocada se repite en cada factura registrada.
Servicio · Datos y analítica
Gestión de datos maestros
Pongamos una distribuidora de material eléctrico en Zaragoza con diez años de historia en su ERP. El mismo instalador aparece como «Electricidad Pérez», «ELEC. PEREZ S.L.» y una ficha sin NIF creada deprisa un viernes. Un magnetotérmico existe con dos códigos porque una vez entró por caja y otra por unidad. La tienda online da de alta un cliente nuevo con cada pedido de invitado. Ningún informe cuadra así. Ponemos orden en esos maestros y, sobre todo, dejamos por escrito quién puede crear una ficha y cómo, para que el problema no vuelva en un año.
NIF
validados contra la AEAT y VIES
Duplicados
detectados y fusionados con revisión
Un responsable
por cada maestro de datos
Control
mensual del nivel de calidad
Alcance del trabajo
En España los maestros no son solo una cuestión de informes: de ellos salen el modelo 347, las facturas que registra Verifactu, las remesas SEPA y las etiquetas de envío. Por eso empezamos por los campos que tienen consecuencias fiscales o de dinero.
Territorio y régimen fiscal
Clientes de Canarias, Ceuta y Melilla marcados como tales, porque allí no se repercute IVA sino IGIC o IPSI según el caso. Un código postal mal asignado acaba en una factura mal emitida.
Proveedores e IBAN
Cuentas bancarias revisadas, un único responsable autorizado para cambiarlas y un registro de quién lo hizo y cuándo. Es el campo favorito de los fraudes por suplantación de proveedor.
Artículos listos para vender y enviar
EAN, unidades de venta, peso y medidas coherentes para que las tarifas de SEUR o GLS se calculen bien y las fichas de Amazon.es o Miravia, vía Channable o Lengow, apunten al código correcto.
Direcciones normalizadas
Calles, códigos postales y provincias escritos de una sola forma, lo que reduce devoluciones de paquetes y deja agrupar ventas por zona sin trucos.
Fusiones con tabla de equivalencias
Cada código antiguo queda asociado al nuevo en una tabla que se conserva, para que integraciones, informes históricos y búsquedas sigan funcionando después de la limpieza.
Consumidores y plazos de conservación
Cuentas de la tienda online sin actividad más allá del plazo fijado, listadas para que usted y su DPD decidan si se suprimen o se anonimizan. Las facturas se mantienen por su propia obligación fiscal.
Cómo trabajamos, paso a paso
Primero se mide y después se prioriza por impacto fiscal, no por comodidad. El trabajo se hace en remoto sobre exportaciones o con acceso seguro a su ERP.
01
Extracción y recuento
Exportamos los tres maestros y contamos fichas sin NIF, duplicados probables, IBAN sin verificar y artículos sin EAN o sin peso.
02
Orden de ataque
Primero lo que afecta a facturas, 347 y cobros; después lo que afecta a stock y envíos; el archivo histórico al final.
03
Depuración por tandas
Cada tanda se prepara en una hoja de revisión que aprueba el responsable del maestro antes de aplicarla, con copia previa del ERP.
04
Candados en el ERP
NIF obligatorio y único, búsqueda por NIF antes de guardar, permisos de alta restringidos y un informe mensual de calidad.
El campo más peligroso de una ficha de proveedor es el IBAN. El fraude clásico llega por correo: «hemos cambiado de banco, a partir de ahora paguen a esta cuenta». Si cualquier persona de administración puede editar ese dato sin una segunda comprobación, la siguiente remesa SEPA sale hacia un tercero. Limitar quién cambia un IBAN y exigir una confirmación por un canal distinto cuesta diez minutos de configuración.
Preguntas frecuentes
Depende menos del tamaño que del desorden. El recuento inicial lleva pocos días; la depuración se reparte en tandas de varias semanas para no interferir con la facturación. Tras el diagnóstico le damos un calendario concreto.
En la mayoría sí: a3ERP, Sage 200, Holded y Odoo permiten campos obligatorios, validaciones y, con más o menos configuración, avisar si el NIF ya existe. Donde el programa no lo permite, dejamos un informe semanal que detecta los nuevos duplicados antes de que se acumulen.
Se marcan con su territorio y su régimen fiscal para que el ERP no les repercuta IVA por error. La configuración fiscal exacta de cada caso conviene confirmarla con su asesoría; nosotros nos aseguramos de que el dato esté en la ficha y se use.
Sí. Podemos hacer todo el análisis sobre exportaciones y entregarle los cambios en ficheros de importación para que su equipo los aplique. Si prefiere que lo hagamos nosotros, trabajamos por tandas y siempre con copia previa.
Tras el diagnóstico le damos un presupuesto cerrado o trabajamos a 75 €/h + IVA con un tope de horas acordado por escrito.
Ponga orden en sus maestros
Cuéntenos qué informes no cuadran y qué listados le parecen inflados. Empezamos midiendo el tamaño real del problema antes de proponer nada.
Horario
de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00 (hora peninsular), respuesta en un día laborable
de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00 (hora peninsular), respuesta en un día laborable
Reuniones
Por videollamada en Teams o Google Meet
Por videollamada en Teams o Google Meet
Hemos recibido su solicitud
Tendrá respuesta en un día laborable. Si nos avisa de una avería que tiene parado a su equipo, la tratamos con prioridad.
- Aclaramos lo que necesita. Si falta algún dato para valorar el trabajo, le escribimos o le proponemos una videollamada corta por Teams o Google Meet.
- Preparamos una propuesta. Alcance del trabajo, precio en euros con el IVA indicado aparte y una fecha de inicio realista, sin letra pequeña.
- Usted decide. La propuesta le llega por correo. Léala con calma, pregunte lo que quiera sobre cualquier punto y decida después.