La respuesta corta: tres formas de pagar
Cuando una pyme pregunta por el precio del mantenimiento informático, casi siempre acaba comparando cosas distintas. Un proveedor ofrece un bono de horas, otro una cuota por usuario y un tercero una tarifa plana «con todo incluido». El importe solo dice algo cuando se sabe qué hay detrás.
En el mercado español conviven tres modelos:
| Modelo | Cómo se paga | Cuándo encaja | Riesgo principal |
|---|---|---|---|
| Por horas o bono | Se factura el tiempo consumido, a menudo en bloques de 10 o 20 horas | Pocas incidencias al año, sin servidores ni datos críticos | Nadie revisa nada hasta que algo se rompe y el gasto anual es imprevisible |
| Cuota por usuario o por equipo | Importe fijo al mes por persona o por ordenador | Oficinas de 5 a 50 puestos con Microsoft 365 o Google Workspace | Letra pequeña sobre qué cuenta como incidencia incluida |
| Paquete con alcance cerrado | Precio mensual para una lista de tareas y un tiempo de respuesta | Empresas que quieren presupuesto estable y compromisos por escrito | Pagar por un nivel de servicio que no se necesita |
Como orientación, la hora de un técnico en remoto suele moverse en España entre 50 y 90 € + IVA, y las cuotas mensuales para oficinas pequeñas van desde unos cientos de euros hasta algo más de mil, según el número de personas, si hay servidores y el horario cubierto. En Apply, por ejemplo, la hora suelta cuesta 75 €/h + IVA, el plan Start parte de 590 €/mes + IVA para hasta 10 usuarios, el Business cuesta 1.290 €/mes + IVA e incluye servidores y red, y el Premium empieza en 2.490 €/mes + IVA. Los detalles de cada uno están en tarifas.
Qué debe incluir una cuota para que merezca la pena
Una cuota mensual no se paga para que alguien coja el teléfono. Se paga para que haya menos averías y para que las que haya se resuelvan rápido y sin depender de la memoria de una sola persona. Estos son los elementos que conviene ver por escrito:
- Atención a la plantilla con un canal claro. Un correo o un portal donde cada petición queda registrada, con horario y tiempo de respuesta definidos. Si la única vía es el WhatsApp del técnico, no hay servicio, hay un favor.
- Mantenimiento preventivo con calendario. Parches de Windows y macOS, actualizaciones de Microsoft 365, espacio en disco, estado del antivirus y de las copias, revisados con una periodicidad fija y no «cuando se pueda».
- Altas y bajas de personal. Crear la cuenta, asignar la licencia, dar permisos a las carpetas correctas y, sobre todo, retirar los accesos el mismo día que alguien se marcha.
- Copias de seguridad con restauraciones de prueba. «Hacemos copias» no vale. Hay que saber qué se copia, dónde se guarda y cuándo se comprobó por última vez que se puede recuperar.
- Inventario y documentación. Equipos, licencias, dominios, proveedores y contraseñas de administración, guardados de forma que la documentación sea de la empresa y no del proveedor.
- Seguridad básica gestionada. Doble factor en el correo, antivirus o EDR vigilado, revisión de las cuentas con privilegios.
- Un informe periódico. Qué se ha resuelto, cuánto se ha tardado y qué queda pendiente.
Igual de importante es saber qué queda fuera. Lo habitual es que no entren en la cuota los proyectos (migrar el correo, cambiar de servidor, montar una VPN nueva), las licencias de software, la compra de ordenadores ni el trabajo fuera de horario. Pregunte cómo se facturan esas partidas antes de firmar, no cuando llegue la primera factura.
Un ejemplo con números
Pongamos una empresa de reformas de Murcia con nueve personas: cuatro en la oficina con ordenador de sobremesa y cinco en obra con móvil y tableta. Trabajan con Microsoft 365, la facturación está en Holded y los planos y presupuestos se guardan en SharePoint. No hay servidor propio.
Sin contrato, llaman a un técnico cuando algo falla. En un año normal se juntan entre 30 y 40 horas: un portátil que hay que reinstalar, un buzón lleno, una impresora que deja de imprimir, un móvil perdido con el correo abierto. A 75 € la hora, son entre 2.250 y 3.000 € + IVA al año.
Con una cuota como la del plan Start, el coste anual sube a unos 7.080 € + IVA. La diferencia es real y hay que justificarla. Lo que se compra con ella:
- Un tiempo de respuesta máximo por contrato, en lugar de «cuando el técnico tenga un hueco».
- Revisión mensual de parches, antivirus y espacio, que evita buena parte de las averías del modelo por horas.
- Bajas de acceso inmediatas cuando alguien deja la empresa, algo que el modelo reactivo casi nunca cubre.
- Alguien que ya conoce la empresa cuando pasa algo grave, sin tener que explicarlo todo desde cero.
Si su empresa tiene dos o tres incidencias al año y ningún dato cuya pérdida le quite el sueño, un bono de horas puede ser una decisión sensata. Si un día sin correo o sin acceso a los presupuestos le cuesta una obra, la cuota se paga sola.
Señales de alarma en un presupuesto
Antes de firmar, repase la oferta buscando estas situaciones. Cualquiera de ellas merece una pregunta directa:
- «Mantenimiento ilimitado» sin definir qué es una incidencia ni en qué horario.
- Ningún tiempo de respuesta por escrito, solo promesas del tipo «respuesta rápida».
- Contraseñas de administración que solo conoce el proveedor.
- Permanencias largas con penalización por salida y sin un plan de traspaso de documentación.
- Precio por usuario que no aclara si cuenta los ordenadores compartidos, los móviles o las impresoras.
- Horas extra o trabajos fuera de cuota sin precio indicado.
Un presupuesto de soporte solo se puede comparar si dice por escrito tres cosas: qué incluye, en qué horario y en cuánto tiempo se responde. Si falta una de ellas, el precio mensual no significa nada.
Cómo pedir ofertas que se puedan comparar
La forma más sencilla de evitar sorpresas es enviar a todos los proveedores la misma información y pedirles que respondan a las mismas preguntas. Prepare una página con:
- Número de personas que usan ordenador y cuántas trabajan fuera de la oficina.
- Equipos: ordenadores, portátiles, móviles de empresa, impresoras.
- Servicios en uso: Microsoft 365 o Google Workspace, programa de gestión o ERP, web, tienda online.
- Servidores o NAS, si los hay, y dónde están.
- Horario en el que necesita atención y qué pasa si algo falla un sábado.
- Los tres problemas que más tiempo le han hecho perder en el último año.
Con eso, pida a cada proveedor que detalle el alcance, los tiempos de respuesta, lo que se factura aparte y cómo se entrega la documentación si un día deciden separarse. Las respuestas le dirán tanto como el precio.
Qué hacer a partir de aquí
El soporte informático de una pyme no tiene un precio único, pero sí un criterio: pagar por lo que reduce averías y tiempo perdido, no por promesas genéricas. Empiece por contar cuántas horas ha perdido su plantilla el último año por problemas informáticos y compárelo con lo que cuesta una cuota.
Si quiere ver cómo es un servicio completo con alcance cerrado, en soporte IT integral se describe qué cubre, y si lo que necesita es solo atención a usuarios, el helpdesk informático puede bastar. Todo el trabajo se hace en remoto; cuando hace falta tocar un cable, lo hace alguien de su equipo guiado por videollamada.
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